ISO 9001 Belgesi | Kalite Yönetim Sistemi Belgelendirme

Başarılı şirketler paydaşlarını tanımakta ve paydaşlarının süreçlerini kontrol ettikleri için amaçlanan sonuca kalıcı olarak ulaşmaktadırlar. Sağduyulu tutumları sayesinde güvenilir ortaklar haline gelerek belirleyici rekabet avantajları elde etmektedirler.

ISO 9001 Nedir?

ISO 9001 Nedir, ISO 9001 Nasıl Alınır? ISO 9001 Belgesi: ISO ‘International Organization for Standardization’ un kısa yazılışıdır, yani uluslararası standardizasyon örgütünün oluşturduğu bir kalite yönetim sistemi standardıdır. ISO 9001 Belgesi ise ilgili kuruluşun ürün veya hizmetlerinin uluslararası kabul görmüş bir yönetim sistemine uygun olarak sevk ve idare edilen bir yönetim anlayışının sonucunda ortaya konduğu ve dolayısı ile kuruluşun ürün ve hizmet kalitesinin sürekliliğinin sağlanabileceğinin bir güvencesini belirler.

Dünyada bir milyondan fazla sertifikalı şirket, organizasyonlarını yönetmek ve performanslarını sürekli olarak geliştirmek için kalite yönetim sistemi kullanır. Etkili kalite yönetim sistemleri açık iş stratejileri ve hedefleri, verimli ve şeffaf süreçler ve ölçülebilir sonuçlar ile nitelendirilmektedir. Şirketin yönetimi, kalite yönetimi için genel sorumluluğa dâhil edilerek organizasyonun genel bağlamına net bir şekilde odaklanmaktadır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesi, tüm ilgili taraflara, tüm fırsatlara ve risklere yönelik yoğun bir çalışma gerektirmektedir ve müşterilerin ya da ilgili diğer tarafların ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak üzere bir kuruluşun bilincini arttırmayı amaçlamaktadır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesi, bir şirketin bireysel ihtiyaçlarına odaklanmakta ve değişen pazar koşullarında bile geleceğe yönelik hareket etmeyi sağlamaktadır. Standart, hem imalat endüstrisinde hem de hizmet şirketlerinde veya kamu idarelerinde tüm sektörlere uygulanabilmektedir.

Müşteri memnuniyeti, Kalite Yönetim Sistemi prensipleri, bir şirketin yetkinliğini ortaya koymasında etkin bir rol oynamaktadır. Bu nedenle ISO 9001 nedir denildiğinde, yedi kalite yönetimi ilkesinden biri sürekli müşteri odaklılığı gerektirmektedir. Yedi yönetim ilkesi, bir organizasyonu üzerine odaklanılmış ve sistematik bir şekilde yönetme görevine yönelik oryantasyon ve sürekli iyileştirme sağlamaktadır.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi; bir kuruluşun müşterilerinin gereksinimlerine, yasal ve mevzuat şartlarına uygun ürünler temin edebilme yeterliliğine sahip olduğunu, müşteri memnuniyetini sürekli artırmakta olduğunu gösterebilmek için sahip olması gereken şartları belirler.

Yaklaşık 170 ülkede 1 milyondan fazla kuruluş ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini uyguluyor. ISO 9001 Standardının en önemli özelliklerinden biri tüm sektörlerdeki kuruluşlara uygulanabilir olmasıdır. Çünkü sistem müşteri memnuniyetine odaklanmıştır.

ISO 9001 Belgesi, etkin kalite yönetim sistemini tanımlayan bir standarttır. Kuruluş bu standardın şartlarını sağladığında ISO 9001 belgesini alabilir.

Bir kuruluşta ISO 9001:2015 standardına göre sistem kurmak için genelde uygulanan 2 yöntem vardır. Birinci yöntem bu konuda uzman bir danışman dan danışmanlık hizmeti almak yada ikici yöntem kuruluşun bu konuda uzman bir kalite yöneticisini sürekli istihdam ederek kendi öz kaynakları ile yönetim sistemini kurması ve / veya bir personelini bu konuda yetiştirmek üzere eğitimlere göndermesi, bu şekilde gene kendi öz insan kaynakları ile yönetim sistemini kurması şeklinde gelişmektedir. Esasen her kuruluşta kendine özgü bir yönetim sistemi bulunmaktadır. ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi’nin kurulması; kuruluşun mevcut geleneksel yöntemlerle oluşturulmuş olan yönetim sisteminin ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi’ne adapte edilmesi sürecidir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin Faydaları Nelerdir?

Müşteri ilişkilerine odaklanan kuruluştaki müşteri şikayetleri azalır, müşteri memnuniyeti ve bağlılığı daha da artar.

Müşteri istek ve beklentilerini ön planda tutarak, daha iyi ürün tasarımı sağlar.

İyi tasarım ve planlama, işlem maliyetlerini azaltır.

Kalite problemlerinden kaynaklanan kalitesizlik maliyetlerini minimuma indirir.

Faaliyetlerin daha iyi planlanması, sorunların daha hızlı çözülmesi ile etkin bir yönetim sağlanmış olur.

Bu şekilde yönetim, tüm boyutlarıyla işletmesini daha net kontrol altında tutar, daha sağlıklı kararlar verir.

Tüm sorunlar sistematik şekilde analiz edileceğinden, işletmede sürekli bir gelişme olur.

Çalışanların faaliyetlere katılımı sağlanır, motivasyon ve çalışma heyecanları artar.

Her alanda sürekli iyileştirme ile kalifiye eleman oranı artar.

Departmanlar arası problemlerin çözümünde sistematik yaklaşım, verimliliği artırır.

Süreçler ve fonksiyonlar arasındaki tanımlanmış işleyiş, organizasyon içinde sağlıklı bilgi akışı sağlar.

Kuruluşun kalite imajı güçlenir, müşterilerin güveni artar.

Yeni pazarlara açılma imkânı sağlayarak, rakipler ile olan farkı artırır.

Sistematik ve yönetsel bir altyapı kurarak kurumsallaşma yolunda bir adım daha ileriye gidilmesini sağlar.

Kurumsal kimlik, istikrarı da beraberinde getirir.

ISO 9001’in Temel Prensipleri

1.Müşteri Odaklılık
Müşteri ihtiyaçlarını daima karşılanması ISO 9001 kalite yönetim sisteminin odak noktasıdır böylelikle işletmelerin uzun vaadeli başarıyı ve müşterilerle uzun yıllar çalışmayı hedefler.

2.Liderlik
Güçlü bir liderlik ile yönetilen bir işletme sistematik şekilde yönetilmesini sağlama ve işetmedeki herkesin görev tanımını iyi anlayıp yerine getirmesi açısından oldukça önemlidir.

3.Firma Katılımı
Deneyimli katılımcılar ve yetkililer organizasyonun kalitesini sağlayıp müşterilere değer katma açısından oldukça önemlidir.

4.Süreç yaklaşımı
Süreçler parçalara ayrılarak birbirine bağlanan sistematik bir şekilde tasarlanır böylelikle birbirinden ayrılan aşamalar ve faaliyetlerin tanımı belirlenir ve herkes tarafından anlaşılması kolaylaşır. Bir aşamanın tamamlanması ile diğer aşamaya geçilir böylelikle daha tutarlı ve öngörülebilir sonuçlar elde edilmesi sağlanır ve kuruluşun verimliliği en üst düzeye çıkartılmasına yardımcı olunur.

5.İyileştirme
Başarılı ve sürdürebilir bir kuruluş olmayı hedefleyen tüm organizasyon için iyileştirme oldukça önemlidir. İyileştirme rakip firmaların önüne geçebilme yeni müşteriler kazanma ve var olan müşterileri elinde tutabilme ve firma dahilinde ve dışında meydana gelen gelişmeleri izleme ve olumlu tepki verme açısından gereklidir. Nitekim günümüzde koşullar o kadar hızlı gelişmektedir ki bu koşulara ayak uydurmak ve cevap verebilmenin önemi oldukça büyüktür.

6.Analize Dayalı Karar Verebilme
Belirsizlik içeren kararlar yerine kararlarınızın verilerin analizine ve değerlendirmesine dayalı olmasını sağlamak beklenen sonucun alınmasını kolaylaştırır. 

7.İlişki yönetimi
Tedarikçiler, çözüm ortakları ile olan ilişkileri tanımlamak ve bunları yönetmek için gerekli bir plan belirlemek organizasyon için başarı sağlayacak adımlar dahilindedir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Prensipleri

Bir şirketin Kalite Yönetimi Sistemi, şirket hedefleri net bir şekilde tanımlandığında işe yaramakta ve bu hedefleri gerçekleştirmek, verimli ve şeffaf süreçlerden kaynaklanan ana göstergelere dayanarak ölçülebilir sonuçlara ulaşmaktadır.

• Müşteri Odaklılık
• Liderlik
• İnsanların Katılımı
• Sürece dayalı yaklaşım

Kalite Yönetim Sistemi Uluslararası Standardının Yapısı

Belgelendirme Prosedürü – Belgelendirme İş Akışı

Müracat

Belgelendirilmek isteyen kuruluş 444 3 105 yada info@akredite.com.tr yolu ile müracaat edebilir.

Kuruluşunuzun Akredite Belgelendirme’ye tanıtımı için broşür, katalog vb tanıtım materyallerinizi müracaat esnasında göndermeniz belgelendirme kapsamınızın belirlenmesi ve bu konuda tetkikler öncesi karşılıklı mutabakat sağlanması için kolaylaştırıcı olacaktır.

Belgelendirme müracaatınız Akredite Belgelendirme tarafından gözden geçirilecek sizinle iletişime geçilecektir.

Müracaatınızın kabul edilmesi ile teklif aşamasına geçilir.

Teklif hazırlanması

Belgelendirme müracaatınızın kabul edilmesi sonucunda müracaat formunda beyan ettiğiniz resmi evraklarınızda doğruladığınız bilgilere göre size belgelendirme teklifi sunulacaktır. Teklif hazırlanırken belgelendirilecek farklı lokasyonlar var ise bu lokasyonların birbirine yakınlığı, çalışan sayısı, kuruluşunuzun faaliyet alanı, risk derecesi gibi Akredite Belgelendirme Ücretlendirme talimatında da belirtilen kıstaslara göre fiyatlandırma yapılarak teklif tarafınıza sunulur.

Sözleşme
Teklifin kuruluş tarafından onaylanarak Akredite Belgelendirme ye ulaştırılması neticesinde sözleşme aşamasına geçilir. Sözleşme teklif referans numarasını içermekle birlikte fiyat içermemektedir. Sözleşme; akreditasyon kuralları ve yasal yükümlükler de dahil olmak üzere taraflar arası karşılıklı görev ve yükümlülükleri içeren beyanlarının olduğu bağlayıcı bir dokümandır.

1.aşama denetimi

Teklif ve sözleşme sonrasında Akredite Belgelendirme ve Kuruluş arasında belirlenen takvim ve kuruluş tarafından onaylanan tetkik planı çerçevesinde 1. aşama denetimi gerçekleştirilir. 1. aşama denetiminin amacı kuruluşun 2. aşama (belgelendirme denetimi) denetimine hazır olup olmadığının yerinde tespit edilmesidir. Kuruluşun 2. aşama denetimine hazır olup olmadığı ancak standardın tüm maddelerinin en az 1 kez uygulanmış olduğu ve neticesinde en az 1 kez iç tetkik yapıldıktan sonra üst yönetimin gözden geçirmesinin de sağlanmış olması, bunun kanıtlarının varlığı ile mümkündür. Kısacası standardın uygulanma derecesinin olgunluğu analiz edilir ve kuruluşa raporlanır.

Not: 1. aşama denetiminin amacı sadece iç tetkiklerin ve üst yönetimin gözden geçirmesinin sağlanmış olması anlamına gelmez. Standardın bir bütün olduğu unutulmamalıdır.

1. Aşama denetiminin sonuçlarına göre 2. aşama denetimin yapılıp yapılmayacağı, yapılacaksa tarihi ancak 1. aşama denetiminde çıkabilecek uygunsuzlukların ortadan kaldırılması (kapatılması) sonucunda gerçekleşir. Uygunsuzluk tanımları ve uygunsuzluk örnekleri için lütfen 2. aşama denetimine bakınız.
2. aşama denetiminin kuruluş sahasında yapılmasına gerek olmayabilir, bu durumda kuruluştan 2. aşama denetimine hazır olup olmadığının tespiti için kanıtlar istenecektir. Bu kanıtlara örnek olarak; El kitabı, İç tetkik, Yönetimin Gözden Geçirme kayıtları gibi örnekler verilebilir, Baş denetçi kayıtlar/ kanıtlar dan kuruşun 2. aşama denetimine hazır olup olmadığı konusunda bir kanıya varamaması halinde 1. aşama denetiminin kuruluşta yapılmasını talep edebilir.

1.Aşama denetimi ve 2. Aşama denetimi arasındaki süre 3 ay geçemez, eğer bu süre aşılırsa 1. Aşama denetimi tekrar edilmek durumundadır.

2.aşama denetimi

2.Aşama (belgelendirme denetimi) kuruluşun belgelendirilecek adreslerinde (Belgelendirilecek Lokasyonlar) ve eğer gerekiyorsa (kuruluşun faaliyet alanına bağlı olarak) projelerinde / şantiyelerinde gerçekleştirilir. Bazen faaliyetler kuruluşların adreslerinde değil projelerinde / şantiyelerinde ancak standarda uygunluğu açısından denetlenebilir. Bu durumlarda faaliyetlerin görülebileceği – denetlenebileceği adreslerde de denetim kapsamındadır.
-Uygunsuzlukların sınıflandırılması, takibi ve kapatılması
Denetimlerde karşılaşılan uygunsuzluklar belgelendirme kuruluşlarına göre farklı isimlendirilse de içerikleri akreditasyon kuralları gereğince aynıdır.

Kritik Uygunsuzluk = Büyük Uygunsuzluk = Majör Uygunsuzluk; Standardın bir ya da birkaç temel gereksiniminin karşılanmamış olması (Örnek 1)   ve/veya uygunsuzluğun sistemin bütününü etkileyecek düzeyde olması (Örnek 2), Yasal bir zorunluluğun karşılanmaması yada eksik karşılanmış olması (Örnek 3),

Örnek 1 Yasal limitlerin üzerinde emisyon salınımı
Örnek 2 Risk oranı yüksek olan bir tehlike için acil durum planı yapılmamış olması. (Deprem bölgesinde bulunan fabrika için deprem acil durumu hazırlanmamış olması) vb.

Kritik olmayan uygunsuzluk = Küçük Uygunsuzluk = Minör Uygunsuzluk;
Standardın bir ya da birkaç maddesinin yönetim sisteminin bütününü etkilemeyecek şekilde eksik uygulanması
Ör: Yönetim sisteminde kullanılan bir formun tanımlanmamış olması vb.

>>Kritik uygunsuzlukların giderildiğinin doğrulanması 3 ay içerisinde bir “takip denetimi” ile mümkündür.
>>Kritik olmayan uygunsuzluklar giderildiklerine dair kanıtların 21 işgünü içersinde Başdenetçiye gönderilmesi ile kapatılabilir.

Uygunsuzlukların giderildiğine dair kanıtların doğrulanması neticesinde Başdenetçi denetim raporunu düzenler belgelendirme ofisine gönderir.
-Belgelendirme Kararı ve Sertifikanın düzenlenmesi

Belgelendirme kararı. Başdenetçi raporunda belgelendirmenin yapılması ya da yapılmaması konusunda tavsiye kararını bildirir. Belgelendirme ile ilgili karar ancak Bağımsız Belgelendirme Komitesi tarafından verilebilir. Belgelendirme kararı verilmemesi durumunda bu durum yazılı olarak kuruluşa gerekçeleri ile bildirilir. Bu karara karşı kuruluşun itirazı mümkündür.

ISO 9001 Standardını Kimler Kullanabilir/Uygulayabilir?
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardının bütün gereklilikleri genel olup, tiplerine, büyüklüklerine ve sağladıkları ürün veya hizmetlere bakılmaksızın bütün kuruluşlara uygulanabilir olması amaçlanmıştır. Bu sebeple sürekli iyileştirmeyi amaç edinmiş, etkin bir Kalite Yönetim Sistemi oluşturmak isteyen tüm kuruluşlarca uygulanabilir. Bu konuda sektör veya ölçek olarak bir kısıtlama bulunmamaktadır.